Mười một bước, một dấu vết giấy tờ
Xương sống dưới đây cố ý không lộng lẫy. Mỗi bước tạo ra một văn bản, và mọi bước sau tham chiếu về một bước trước, điều giữ cho chương trình kiểm toán được khi người đổi việc, mùa thu hoạch dịch chuyển hay một container bị trễ. Các chương trình riêng dùng cả mười một; một đơn tái mua tồn có thể chạy qua chúng trong một buổi chiều.
- Bản yêu cầu. Quý khách nêu thị trường, kênh, hồ sơ hương vị, hình thức và số lượng dự kiến. Sự mơ hồ ở đây là ổn - việc của bộ phận là biến một bản yêu cầu thô thành một thông số khả thi, và thư trả lời đầu bằng văn bản, thường trong vòng hai ngày làm việc.
- Bảng thông số. Bộ phận soạn một thông số một trang: dòng, hạng, nguồn gốc, khung thu hoạch, tham số pha, hình thức đóng gói, chứng nhận cần có. Quý khách duyệt hay sửa; không gì được mua đối chiếu một thông số chưa duyệt.
- Danh sách ngắn. Các lô ứng viên và cơ sở đối tác được ghép với thông số từ mạng lưới nguyên liệu, kèm ghi chú trung thực về từng cái - gì dồi dào mùa này, gì khan hiếm, lịch cho phép đến đâu.
- Mẫu thử. Trà sẵn đi trong 3-7 ngày làm việc; phối trộn riêng được dựng và nếm trước, cộng 7-15. Mẫu đi bằng chuyển phát kèm tờ mẫu khớp thông số.
- Nếm và điều chỉnh. Quý khách nếm đối chiếu tham chiếu của mình - năm tiêu chí: lá khô, nước trà, hương, vị, lá sau pha - và bộ phận chỉnh. Phối trộn đi qua bao nhiêu vòng tùy hồ sơ cần; đây là nơi chương trình thực sự được thiết kế.
- Mẫu chuẩn. Mẫu được duyệt được niêm phong thành các phần và hai bên giữ chúng. Nó trở thành hợp đồng vật chất: nguyên liệu được làm để khớp nó, và tranh chấp được giải bằng nếm mẫu chuẩn, không bằng trí nhớ.
- Đơn mua. PO khóa số lượng, MOQ ràng buộc, giá, thời gian giao, điều khoản vận chuyển và chứng từ. Ưu đãi bằng văn bản đứng sau đặt hiệu lực đối chiếu thị trường hiện tại.
- Sản xuất. Đóng gói và chế biến chạy đối chiếu bảng thông số, với lưu mẫu theo từng lô. Nhãn riêng cộng artwork in thử trước lượt chạy; phối trộn mới cộng một mẫu sản xuất để duyệt.
- Kiểm tra. Trước khi đóng gói hoàn tất, hàng được kiểm đối chiếu thông số và mẫu chuẩn - dạng, hành vi độ ẩm, độ kín đóng gói - và panel lab độc lập phát hành theo từng lô đứng tên Quý khách.
- Giao hàng. Carton được đóng pallet và đặt theo kế hoạch vận chuyển; ngăn chứng từ - hóa đơn, packing list, chứng từ vận tải, chứng nhận xuất xứ, giấy tờ theo chương trình - được chia sẻ dạng PDF trước bản gốc đi.
- Hậu mãi. Hàng về được kiểm đối chiếu báo cáo kiểm tra; mọi khiếu nại chạy đối chiếu mẫu chuẩn và hồ sơ lô. Kế hoạch tái mua bắt đầu khi container còn trên biển, vì đơn sau kế thừa mọi thứ đơn này đã chứng minh.
Mỗi giai đoạn có checklist riêng - kiểm gì, ghi gì vào văn bản, chờ nhận chứng từ nào - và bộ phận chạy chúng theo cùng thứ tự mỗi lần. Các cổng chất lượng trong trình tự này được mô tả dưới kiểm soát chất lượng, ngăn giấy tờ dưới chứng nhận, và lập kế hoạch vận chuyển tại logistics.
Các chương trình thường kẹt ở đâu
Các điểm kẹt đoán được đến mức liệt kê được. Artwork đến sau khi sản xuất đã xếp lịch là kinh điển - nó biến một lượt nhãn riêng 20-35 ngày thành một cuộc tranh luận lịch. Yêu cầu chứng nhận được phát hiện muộn trong quy trình là thứ hai: nếu kênh của Quý khách cần hồ sơ chuỗi organic hay một phạm vi lab cụ thể, điều đó thuộc về bản yêu cầu, không thuộc tuần thứ năm. Thứ ba là trôi thông số - một người mua nếm một mẫu tháng Ba, nhớ nó tháng Bảy hơi ngon hơn thực tế, và đòi "giống vậy nhưng đậm hơn chút". Mẫu chuẩn tồn tại chính xác để làm cuộc trò chuyện ấy cụ thể: bộ phận nếm lại con dấu đối chiếu yêu cầu mới và báo thay đổi như một lệnh thay đổi, hoặc giải thích yêu cầu sẽ tốn gì về hạng. Không điểm kẹt nào trong số đó là chí mạng; tất cả đều rẻ hơn ở bước hai hơn là bước chín.
Điều gì tồn tại bằng văn bản ở mỗi bước
Người mua hay kiểm toán nhà cung cấp thường hỏi một chương trình để lại những hồ sơ gì. Câu trả lời là một thư mục cho mỗi chương trình, một văn bản cho mỗi bước, tóm tắt dưới đây. Lưu mẫu theo lô nghĩa là nhiều tháng sau, một lô có thể được nếm lại đối chiếu những gì thực sự giao - nền tảng cho quy trình kiểm soát chất lượng và cho mọi khiếu nại. Nếu đội tuân thủ của Quý khách cần thư mục theo một định dạng cụ thể, hãy nói ở khâu yêu cầu; dựng thư mục đúng từ đầu dễ hơn dựng lại nó.
| Giai đoạn chương trình | Văn bản được tạo ra | Điều nó chốt |
|---|---|---|
| Từ yêu cầu đến danh sách ngắn | Bản yêu cầu như đã nhận; bảng thông số đã duyệt | Chương trình dùng để làm gì, và cái gì sẽ được lấy mẫu |
| Các vòng lấy mẫu | Tờ mẫu và ghi chú nếm theo từng vòng | Mỗi ứng viên nếm ra sao, và điều gì đã được chỉnh |
| Mẫu chuẩn | Hồ sơ niêm phong; các phần niêm phong hai bên | Tham chiếu vật chất mà nguyên liệu được làm đối chiếu |
| Ưu đãi và PO | Ưu đãi bằng văn bản; đơn mua hàng | MOQ ràng buộc, thời gian giao, điều khoản, chứng từ |
| Sản xuất | Hồ sơ lô với mẫu lưu; phê duyệt artwork | Truy xuất theo từng lô; đã đóng gì và khi nào |
| Kiểm tra | Báo cáo trước đóng gói; panel lab độc lập theo lô | Phù hợp thông số; panel an toàn đứng tên Quý khách |
| Giao hàng và sau đó | Hóa đơn, packing list, chứng từ vận tải, chứng nhận xuất xứ | Thông quan khi nhập; kiểm hàng về đối chiếu báo cáo |
Đổi thông số giữa chừng chương trình
Thay đổi thì có - một test thị trường dịch một ngày ra mắt, một quy định đổi một nhãn, một mùa thu hoạch chậm. Thay đổi giữa chừng được xử lý như các lệnh thay đổi bằng văn bản nêu rõ gì đổi, ảnh hưởng gì đến chi phí, thời gian giao và mẫu chuẩn, và ai duyệt. Thay đổi nhỏ - một trọng lượng carton, một lỗi chính tả nhãn - đi song song lượt chạy. Thay đổi kết cấu - một hạng khác, một tỷ lệ phối mới, một hình thức gói khác - mở lại các bước liên quan: lấy mẫu lại cho thay đổi phối, thời gian khuôn mới cho thay đổi khuôn. Điều chưa bao giờ được làm là một sự thay thế không có hồ sơ: nếu một lô thiếu, sản phẩm thay thế cần phê duyệt bằng văn bản của Quý khách đối chiếu mẫu chuẩn, và một cuộc hoán đổi không qua phê duyệt là một khiếu nại, không phải một giao hàng. Cơ chế giữ một phối trộn ổn qua các mùa được trình bày trong giữ một phối trộn ổn định.
Sau khi container về bến
Chương trình không kết thúc tại cảng dỡ hàng. Hàng được kiểm khi về đối chiếu báo cáo kiểm tra - số lượng, tình trạng, và một kiểm tra cảm quan điểm đối chiếu mẫu chuẩn bởi người nắm ly trà phía Quý khách. Cửa sổ khiếu nại được nêu trên PO và rộng rãi khi dấu vết giấy tờ hoàn chỉnh, đó là lý do thực dụng xương sống tồn tại. Rồi phần hữu ích: kế hoạch tái mua. Một chương trình đầu cho biết khách của Quý khách thực sự đặt lại gì, tốc độ nào, hạng nào gánh đơn lặp và hình thức nào nằm im. Đơn thứ hai chạy qua cùng xương sống trong một phần nhỏ thời gian vì mọi văn bản đã tồn tại. Cho một nhịp tái mua hay một chương trình thứ hai, bắt đầu lại tại bản yêu cầu - lần thứ hai chỉ cần một đoạn văn.